Secretaría Administrativa - Funciones

2.1 - DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

MISIÓN:

Entender en la ejecución y fiscalización de los Recursos Económicos-financieros y el Patrimonio de la Facultad, de acuerdo con las disposiciones de la Ley de Contabilidad Pública y demás normas legales a fin de lograr la compatibilización técnica y operativa con las actividades sustantivas.

 

3.1 - Departamento Contable:

  • Entender en la registración, de acuerdo a las disposiciones de la Ley de Contabilidad y Finanzas del Rectorado de la Universidad Tecnológica Nacional y el control de la ejecución del presupuesto.
  • Entender en la confección de los estados mensuales de ejecución del presupuesto y de cargos y descargos.
  • Entender en la confección de los pedidos de fondos, en la emisión de las órdenes de pago, en registrar los movimientos de fondos y elaborar los partes de ingreso.
  • Entender en el control de los partes de Egresos emitidos por el Departamento de Tesorería, realizar las conciliaciones bancarias, y efectúa arqueos periódicos al Departamento de Tesorería.
  • ŸEntender en la clasificación de los gastos para determinar las apropiaciones de los expedientes relacionados con contrataciones.
  • Entender en la elaboración de las comunicaciones mensuales, semestrales y anuales al Rectorado.

 

3.2 - Departamento Tesorería:

  • Entender en el manejo y custodia de los fondos, valores y documentación que los representen, efectuando los controles correspondientes.
  • Entender en la ejecución del pago de sueldos del personal docente y no docente, los gastos ordenados y los que surjan de la ejecución del presupuesto y la devolución de los fondos sobrantes o no utilizados, cuando así corresponda.
  • Entender en la confección de los partes diarios de ingresos, egresos, el balance de caja y bancos y la emisión de la documentación correspondiente.
  • Entender en la elaboración del balance mensual de Otros Valores y su elevación al Rectorado.
  • Entender en la organización y mantenimiento del registro de contratos, poderes, cesión de créditos, firmas y embargos.
  • Entender en la remisión al Departamento de Rendición de Cuentas la documentación correspondiente a descargos.
  • Entender en la custodia y registro de los documentos y valores recibidos en concepto de garantía por contratos o licitaciones, procediendo a su devolución cuando corresponda.

 

3.3 - Departamento Compras y Suministro:

  • Entender en la supervisión de la tramitación de contrataciones y licitaciones de acuerdo con las normas legales vigentes, dando intervención al Departamento Contable, en las distintas etapas de los expedientes.
  • Entender en el control e informe de las ofertas presentadas, para el análisis por parte de la Comisión de Preadjudicaciones.
  • Entender en las adjudicaciones pertinentes, en base a lo informado por la Comisión de Preadjudicaciones.
  • Entender en la emisión de las órdenes de provisión, la formulación y cumplimiento en tiempo y forma de los contratos.
  • Entender en exigir y vigilar el cumplimiento de la integración de garantías y provee al Departamento de Tesorería la información necesaria para su devolución.
  • Organizar y mantener actualizado el Registro de Proveedores, clasificado por rubros comerciales.

 

3.4 - Departamento Patrimonio:

  • Entender en la registración patrimonial y en la verificación de su afectación.
  • Entender en la realización de inventarios físicos de los bienes patrimoniales de la Facultad.
  • Entender en la formulación de los cargos y descargos por el ingreso, egreso, transferencia y bajas de bienes patrimoniales.
  • Ingresar los bienes adquiridos, fabricados o donados, clasificándolos por cuenta y especie.
  • Registrar la responsabilidad de su custodia y uso.
  • Llevar los siguientes registros contables:

a.    Inversiones a clasificar.

b.    Muebles.

c.    Inmuebles.

d.    Valores financieros.

e.    Inventario.

f.     Subresponsables patrimoniales.

  • Tramitar los expedientes de baja de los bienes por rezago, transferencia, etc.
  • Efectuar mensualmente las comunicaciones de altas y bajas y los resúmenes semestrales.
  • Realizar arqueos periódicos de los bienes en custodia de los subresponsables.

 

3.5 - Departamento Rendición de Cuentas:

  • Entender en la fiscalización de la documentación de descargos, remitida por el Departamento Tesorería y otros responsables, confeccionando las respectivas rendiciones de cuentas.
  • Entender en la revisión, aprobación y elevación de las rendiciones de los fondos administrado por el sistema de caja chica para que se proceda a su reintegro.
  • Entender en el control y determinación de los importes reales abonados por planilla de haberes, previo a su rendición.
  • Entender en el reclamo de la documentación probatoria de las inversiones y pagos realizados por los distintos organismos de la Facultad, controlando que se cumpla en tiempo y forma.
  • Entender en el registro y custodia del libro de Subresponsables, en base a los asientos contables que elaboran los Departamentos Contable y Tesorería.
  • Entender en la elaboración mensual y trimestral de las Planillas de Pagos en el Período y/o Anteriores-Rendido-Saldo a Rendir, otros gastos y Personal.
  • Entender en la custodia y el registro de las Rendiciones de Cuentas elaboradas según normas y reglamentaciones particulares y específicas.

 

3.6 – Departamento Presupuesto:

  • Entender en la programación, organización y control de los actos y procedimientos administrativos vinculados con la ejecución presupuestaria de la Facultad.

 

2.2 - DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

MISIÓN:

Asistir en la planificación, fiscalización y administración del personal de la Facultad, ajustando las acciones a las normativas vigentes, a fin de lograr la óptima utilización de los Recursos Humanos.

 

3.7 - Departamento Personal:  

  • Entender en la ejecución de los trámites relativos al ingreso, promoción, traslado, bajas, licencias, asistencia e incompatibilidades del personal docente y no docente, en virtud a la aplicación de las normas legales vigentes.
  • Entender en el seguimiento y actualización de los Legajos Personales.
  • Fiscalizar la puntualidad, asistencia y cumplimiento de las tareas asignadas al personal No Docente.
  • Entender en la verificación y control de las plantas permanentes y no permanentes de personal y proponer las modificaciones necesarias.
  • Entender en la tramitación de todo lo relacionado con la Obra Social.
  • Entender en la emisión de la información sobre modificaciones, en lo relativo a antigüedades, títulos, seguros, asignaciones familiares, promociones, que signifiquen variaciones en los haberes del personal.
  • Entender en todo lo relacionado con Seguro de vida e instrucciones impartidas por el Rectorado.

 

3.8 - Departamento Legales y Despacho:

  • Evaluar los aspectos legales y técnicos de los proyectos y actos administrativos, de la Administración de Gobierno e institucionales que se sometan a consideración del Consejo Directivo, Consejos Departamentales, Decano, Directores de Departamentos y Secretarios de la Facultad.
  • Apoyar al Consejo Directivo y Consejos Departamentales en la identificación y análisis de los asuntos que deban tratarse en las sesiones.
  • Intervenir en la coordinación, revisión y/o elaboración de las resoluciones con las diferentes dependencias, cuya redacción se le encomiende, con sujeción a las normas constitucionales, legales y reglamentarias de aplicación.
  • Evacuar cuantas consultas de índole técnico se puedan presentar a los órganos colegiados o unipersonales de la Facultad.
  • Elaborar o coordinar los estudios requeridos por el Consejo Directivo, Consejos departamentales, Decano y Secretarios.
  • Brindar, asesoramiento jurídico a las diferentes áreas y dependencias de la Facultad.
  • Instruir, y sustanciar los sumarios administrativos que se ordenen.
  • Analizar los aspectos legales y técnicos de los proyectos y anteproyectos de actos administrativos, del gobierno, administración e institucionales de la Facultad, verificando además su encuadre en las normas legales y reglamentarias de aplicación.
  • Asesorar en la elaboración de Convenios, Contratos y reglamentaciones.
  • Efectuar los dictámenes en los proyectos de convenios y contratos a suscribir por la Facultad.
  • Analizar y dar intervención a las Secretarías o dependencias que resulten competentes en razón de la materia, las resoluciones sancionadas por el Consejo Directivo de la Facultad, o el Señor Decano.
  • Tener a su cargo la compilación orgánica de las normativas y digestos jurídicos que sean aplicables en las diferentes áreas y temáticas de la Facultad, como así también de los dictámenes confeccionados.
  • Tener a su cargo y resguardo las Actas y Resoluciones de Consejo Directivo y de Decano.
  • Tener a su cargo y resguardo las Actas y Disposiciones de los Consejos Departamentales y Directores de Departamento.
  • Protocolizar las Actas y Resoluciones de Consejo Directivo y Decano.
  • Archivar copias de las Disposiciones de los distintos cuerpos colegiados.
  • Enviar las Actas y Resoluciones protocolizadas al Departamento Desarrollo y Programación para que sean publicadas en la página web de la Facultad.
  • Asesorar sobre la vigencia de las Ordenanzas, Resoluciones y Disposiciones.
  • Realizar las Autenticaciones de toda la documentación solicitada.

 

3.9 - Departamento Mesa de Entradas:

  • Entender en el registro actualizado, el movimiento de expedientes, actuaciones y toda documentación que se tramite en la Facultad.
  • Entender en la recepción de trámites de los organismos, procediendo a su registro y distribución.
  • Realizar el seguimiento y distribución de toda la documentación que ingrese a la Facultad.
  • Entender en la recepción, distribución y emisión de la correspondencia.
  • Entender en la atención de la Central Telefónica.

 

3.10 - Departamento Servicios Generales:

  • Entender en la prestación de los servicios de limpieza de los edificios y mobiliario de la Facultad.
  • Entender en la organización y prestación de los servicios de vigilancia y seguridad requeridos.
  • Entender en la prestación del servicio de cafetería y refrigerio.
  • Controlar el ingreso y salida de equipos y bienes de la Facultad.

 

3.11 - Departamento Mantenimiento:

  • Coordinar el funcionamiento de los servicios centrales de los edificios, fiscalizando su eficiente prestación.
  • Entender en la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo y de conservación de los edificios y equipamiento de la Facultad.
  • Entender en la preservación y mantenimiento de los servicios y comunicaciones, supervisando el funcionamiento y conservación de las instalaciones afectadas.
  • Entender en las reparaciones puntuales de los desperfectos imprevistos, que requieran inmediata solución.
  • Entender en el estudio de las necesidades edilicias, de ordenamiento espacial y paisajístico de la Facultad.
  • Entender en el mantenimiento y conservación de parques y jardines.

 

3.12 – DASUTEN:

  • Entender en la tramitación de todo lo relacionado con la Obra Social.
  • Entender en la atención a los afiliados a la DASUTEN.
  • Entender en la realización de trámites y gestiones de acuerdo a las necesidades de los afiliados.

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